教你如何汇报工作

身为职场人，要进步交流或陈述水平，有没有能够速成的办法？

马上到100分的办法企业内训培训机构必定没有，但在现有水平上立马进步100%作用的速成办法企业内训培训机构还是有的。

01

对方想听到什么？

跟一个渴得要命的人交流，你是跟他说什么口味的瓜子好吃，他更感兴趣？仍是跟他说如何喝到水，他更感兴趣？

答案显然是后者。

做好交流或陈述的第一步便是要弄清楚对方想听什么。

不然就像在一位渴得要死的人面前，大谈什么瓜子好吃一样，你讲得越好，对方喉咙里就越冒烟，就越不想听你说。

因而，在预备陈述前，你要问自己：这次陈述是面向谁，他（们）的中心诉求是什么？

比方，你在做年终作业陈述时，你首要得知道这次陈述会面向哪些人，是只要你的直接领导呢，仍是HR和二线领导也都会看。

知道面向哪些人之后，你就要换位思考去想一想，他们每个人究竟想从你的作业陈述里看到什么。

是想看到你的作业作用，仍是你的情绪和尽力进程，或者是你在作业陈述里展示出来的剖析总结才干？

回答好了这个问题“这次陈述是面向谁，他（们）的中心诉求是什么”，你就清楚这次陈述要要点预备什么了。

02

我自己要达到什么意图？

前段时刻，有位同学跟我反应：

“我今日去找老板反应项目状况，结果老板说，他原本觉得对项目状况了解得挺清楚的，听我说完后反而觉得模糊，变得不放心了。”

“我都不敢去找老板交流了”，他最后沮丧地跟我讲。

我就问他：“你这次去找老板交流的意图是什么呢?”

他回复说：“我便是将我知道的内容都跟老板陈述下，让老板知道项目意图实践状况。”

这便是绝大多数人在陈述或交流时简单犯的一个错：意图不清晰。

那怎样才能做到让自己的陈述或交流意图清晰呢？

办法有两个：

1、用一句话说出这次陈述或交流的意图

即便咱们能很清楚地说出自己要什么，很多时候他人也不必定能接收到。

假如咱们自己都不能说清楚自己要什么，还期待他人能领悟到，那无异于痴人说梦了。

因而，去陈述或交流前，你必定要先要求自己能以一句话说出这次陈述或交流的意图。

假如一开始在脑子里提炼有困难，能够先用笔写下各种你想到的话，三句哪怕四句都行，然后再提炼到只要一句话。

2、用5why验证这一句话是不是你的底子意图

有时尽管将交流意图以一句话提炼出来了，但很多时候这句话并不是自己的底子意图。

为了防止这样的状况发生，在将意图以一句话提炼出来后，你还要再用5why的办法做下验证。

咱们以上面举例的那位同学为例。

他一开始提炼出来的交流意图是“跟老板反应项意图实践状况”。

用5why验证的话，咱们就能够持续诘问“你为什么要跟老板反应项意图实践状况呢？”

“由于老板想项目进展再加速一周，但实践是不可能的？”他回答道。

“为什么项目进展再加速一周不可能做到呢？”咱们能够持续问。

“由于这个项目里有一个老板没有意识到的重大危险”。

到这儿，咱们就能够将一句话交流意图改成：跟老板阐明由于某重大危险的存在，项目进展不可能再加速一周。

带着这个交流意图去找老板陈述，作用必定就比“找老板反应项目实践状况”要好上许多。

03

我需要讲哪些内容？

我常常要看不同参谋写的办理咨询陈述，有售前的，有项目交给的，也有阶段陈述的。

这些陈述常常都是动辄100来页，内容丰厚而且制造精巧，一般的客户看起来可能会觉得参谋很专业，而且很用心。

但咱们行内人就很清楚，由于参谋公司的知识库很丰厚，而且各种陈述都有着对应的精巧模板，这些办理咨询陈述里的内容大多数都是复制粘贴生成的。

一般越年轻的参谋，复制粘贴的内容就越多，恨不得将公司知识库的内容都粘贴在一份陈述里。

而经验越丰厚的参谋，越能从自己这次交流陈述的意图动身，抛弃绝大多数无关紧要内容的粘贴。

这种不从自己的陈述意图动身，盲目填写许多不相关内容的状况，在咱们大多数人的作业陈述中也很明显。

由于绝大多数公司，作业陈述的目录基本都是标准好的（如下方的目录）：

1、当期作业完结状况

2、作业中存在的问题及原因剖析

3、下一步作业方案

由于公司有了模板，咱们在做作业陈述时就可能一头扎进去照着填了，但凡能想得起来的都给写上去，彻底忘了自己这次陈述的意图是什么。

比方，有人原本应该是想让公司提供更多的资源支持的，但在作业陈述里大谈特谈自己获得的成果，成果领导一看你彻底罩得住，也就消除给你加资源的想法了。 

再比方，有人原本是想证明成绩欠安不是自己才不行形成的，但在作业陈述里对成绩欠安的各种客观原因浓墨重彩，成果不仅才干不行的形象未能改变，还在领导心中留下了推卸责任的不良形象。

那如何防止以上的过错，只讲该讲的内容呢？

你能够分为两步来做：

过程一：列出来所有自己想讲的内容

你能够先用思维导图列出来所有你想讲的内容，这样做有两个好处：

◆ 一是能够减小深度思考的压力，更乐意动手去做。

◆ 二是防止在一开始就过滤、丢掉一些关键内容。

过程二：逐一跟自己的意图匹配

将过程一中列出来的内容，逐一跟自己这次陈述或交流的意图匹配，跟意图相符的保留，跟意图不符的删除或修改得跟意图相符。

比方，若要跟公司争夺更多资源时，对获得的成果要一带而过，而是要要点强调遇到的困难和应战，这样公司才更乐意给你追加资源。

再比方，若想改变因成绩欠安带来的才能质疑，对客观原因要一带而过，而是要要点在下一步作业方案上发力，做出一份能提高成绩的可执行的方案出来，这样领导就能看到你的才能，从而乐意给多你一次机会。

04

以怎样的逻辑次序安排？

有个广为人知的传说，说的是清末名臣曾国藩在围剿太平天国时，前期作战晦气，一直在打败仗。

幕僚在帮他拟的给咸丰皇帝的奏折中写道“…百战百胜…”，曾国藩看后改成了“…屡败屡战…”。

成果朝廷看了后，不仅未责罚作战不力，反而念败军勇气可嘉，降旨嘉奖。

这个“百战百胜和屡败屡战”的故事给咱们揭示了一个很重要的道理：

同样的内容，假如安排的方式不同，透露出来的意思是有着大相径庭的。

那怎样做才能将要讲的内容安排得更超卓呢？

你能够分为下面两步来做：

1、依照“对方想听什么”做修正

你在第三步“我需要讲哪些内容”中，已经罗列出所有跟你交流或陈述意图有关的内容。

不过这些内容还都是从你想讲的视点动身的，咱们在最终出现时，要按第一步“对方想听什么”的剖析成果来对内容做修正。

比方，给老板陈述项目进展无法加速一周时，不能说“老板，项目有危险，因而项目进展无法加速”，由于项目进展无法加速不是老板想听到的。

你要换个说法，让老板知道你是积极支持项目进展加速一周的，只是在推动中遇到了一个绕不开的危险。

修正后的说法参阅如下：“老板，我将项目按加速一周做了实施调整，其间遇到了一个危险，现在的做法是两种：一是投入更多资源来尝试能否下降这个危险，但掌握很低；二是保持原先的项目进展。”

2、比较不同的逻辑次序组合作用

所有的内容依照“对方想听什么”做过修正后，还面对一个摆放先后的问题：哪个内容放前面，哪个内容放后边。

这个摆放次序影响是很大的，像曾国藩调整了下“败”和“战”的次序后，出现出来的意思就彻底不同了。

摆放能够遵循的逻辑次序有四种：时刻逻辑次序，结构逻辑次序，重要性逻辑次序，演绎逻辑次序。

你一开始不确定哪种逻辑次序更适合的时候，能够每种逻辑次序都试下，然后再选用最合适的。

如下图所示：

05

做个小结

好的陈述或交流需要咱们归纳才能的提高，无法一蹴而就。

但假如你能在陈述或交流前，做一遍下面四个问题的自问，那么你的陈述和交流作用必定能在现有水平上，立马得到大大的提高。